ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
Типовой образец
Утверждаю
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, ________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция заведующего канцелярией
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по
профилю не менее _________ лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение
от нее производится приказом .
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________
(директору предприятия;
________________________________________________________________________.
иному должностному лицу)
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка,
отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при
отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— настоящей ;
— _________________________________________________________________.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
канцелярии.
II. Должностные обязанности
2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и
передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего
делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по
формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на
предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы
делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами
управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в
подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием,
хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о
соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и
организовывать их техническое обслуживание,
, регистрацию работников, прибывающих в командировку на
предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с документами, совершенствовании
автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом
применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей
государственную, .
2.14. _____________________________________________________________.
3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей
структурных подразделений предприятия предложения по улучшению
деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего
выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в
структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками
канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о
поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий
на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов;
— с — по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
— с — по вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
— с — по вопросам подбора, приема, увольнения и
перемещения работников отдела;
— ____________________________ — по вопросам ______________________.
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИИ
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.
1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________
(директора предприятия;
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.
1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.
1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по работе архива и делопроизводству;
— данной должностной инструкцией.
1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:
— государственную систему делопроизводства;
— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— структуру предприятия;
— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;
— основы организации производства, экономики, управления и труда;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— трудовое законодательство;
— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;
— системы организации контроля исполнения документов;
— правила трудового распорядка на предприятии;
— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;
— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
канцелярии.
2. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией обязан:
2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.
2.2. Организовывать работу канцелярии.
2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.
2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.
2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.
2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.
2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.
2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.
2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.
2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.
2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.
2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.
Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.
3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.
3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.
3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.
3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.
3.9. Сотрудничать:
— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов;
— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;
— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;
— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и
перемещения работников отдела.
4. Ответственность
Заведующий канцелярией ответственен:
4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
В данной статье мы отметим роль видео контента в подборе персонала. Итак, HR отдел и видео. Прямой взаимосвязи сходу и не придумать, разве что актуальные нынче видеопрезентации себя. То есть по сути, кастинг. В офис. На любую должность. В свою очередь для нового...
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности заведующего канцелярией
1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Заведующий канцелярией должен знать
2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации заведующего канцелярией
3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1. Общие положения
1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями директора организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .
7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией:
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
10. Руководит работниками канцелярии.
11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4.Ответственность заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующего канцелярией - образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
заведующего канцелярией
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией "___________" (далее - "Организация").
1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно ____________ Организации.
1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее ________ профессиональное образование и стаж работы по специальности ____ лет (без предъявления требований к стажу работы).
1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структуру предприятия, учреждения, организации;
Организацию делопроизводства;
Схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
Сроки и порядок сдачи дел в архив;
Системы организации контроля над исполнением документов;
Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Заведующий канцелярией осуществляет:
Организацию работы канцелярии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разработку инструкций по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организацию их внедрения.
Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Обеспечение печатания и размножения служебных документов.
Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
Руководство работниками канцелярии.
3. ПРАВА
Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию заведующего канцелярией.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий канцелярией обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
_____________________________ ___________ ____________________ (должность лица, (подпись) (Ф.И.О.) составившего инструкцию)
"___"__________ ___ г.
СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)
«Электрон»
29.08.2009 № 7-01
заведующего канцелярией
1. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно генеральному директору , принимается на работу и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, получившее высшее профессиональное образование без предъявлений к стажу работы или имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется действующим законодательством РФ, закрытых акционерных обществ " href="/text/category/ustavi_zakritih_aktcionernih_obshestv/" rel="bookmark">уставом ЗАО “Электрон”, распорядительными документами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о канцелярии, настоящей должностной инструкцией .
1.4. Заведующий канцелярией должен знать:
Действующие законодательные, правовые акты , нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства;
1.5. Заведующий канцелярией должен уметь:
Готовить проекты организационно - распорядительных документов;
Вести делопроизводство с использованием компьютерных программ MS Word, MS Excel.
1.6. В случае отсутствия заведующего канцелярией в связи с отпуском, болезнью, увольнением, его обязанности возлагаются на одного из сотрудников канцелярии, в соответствии с приказом генерального директора.
2. Функции
Основной функцией заведующего канцелярией является организация работы канцелярии ЗАО “Электрон”, в соответствии с которой заведующий канцелярией осуществляет следующие направления деятельности:
2.1. Организует ведение делопроизводства в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.
2.2. Осуществляет руководство штатным составом канцелярии.
3. Должностные обязанности
3.1. Разрабатывает положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудников канцелярии, инструкцию по делопроизводству ЗАО “Электрон”, сводную номенклатуру дел и другие нормативные документы, относящиеся к компетенции канцелярии.
3.2. Планирует работу канцелярии и предоставляет проекты планов на утверждение руководству.
3.3. Осуществляет предварительное рассмотрение входящих документов.
3.4. Обеспечивает организацию своевременного рассмотрения и качество оформления проектов организационно-распорядительных документов, представляемых на подпись руководству.
3.5. Визирует документы в пределах своей компетенции.
3.6. Организует регистрацию, учетно-справочную работу, текущее хранение документов, формирование дел.
3.14. Контролирует использование материальных ресурсов, находящихся в ведении канцелярии.
3.15. Принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми нормативными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.16. Обеспечивает организацию рабочих мест и условия труда сотрудников канцелярии.
3.17. Обеспечивает хранение и использование печати ЗАО “Электрон”.
4. Права
Заведующий канцелярией имеет право:
4.1. Контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ЗАО “Электрон”.
4.2. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях.
4.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил.
4.4. Докладывать руководству о состоянии работы с документами, о нарушении порядка ведения делопроизводства работниками ЗАО “Электрон”.
4.5. Вносить руководству предложения по улучшению деятельности канцелярии.
4.6. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов в работе с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.7. Разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства и организовывать их внедрение.
5. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
5.1. Утрату или порчу документов.
5.2. Несоблюдение установленного режима секретности и конфиденциальности в работе с документами.
5.3. Обеспечение установленного порядка работы с документами организации.
5.4. Своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников канцелярии.
6. Взаимоотношения (связи по должности)
6.1. Со структурными подразделениями ЗАО “Электрон” – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников канцелярии.
6.3. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
7. Оценка работы
Деятельность заведующего канцелярией оценивается:
7.1. Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.
7.2. Уровнем профессиональной подготовки.
7.3. Степенью инициативности и творческого подхода к выполнению возложенных функций и должностных обязанностей.
Скачать должностную инструкциюзаведующего канцелярией (.doc, 92КБ)
I. Общие положения
- Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
- На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
- Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
- Заведующий канцелярией должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
- 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.4. Структуру организации.
- 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
- 4.6. Схемы документооборота.
- 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
- 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
- 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
- 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
- 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
- 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
- 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением о канцелярии организации.
- 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
- 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
- Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
- На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией:
- Организует работу канцелярии.
- Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
- Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
- Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
- Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
- Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
- Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
- Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
- Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
- Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
- Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
III. Права
Заведующий канцелярией вправе:
- Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
- Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
- Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
- Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
- Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
- Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
- Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
- Взаимодействовать:
- 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
- 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
- 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
- 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.