Заключение отчета по практике - самая непонятная часть работы. Структуру основного текста отчета преподаватели обычно разъясняют. Да и про введение пару слов говорят. А вот что писать в заключении? Это ведь не научное исследование, просто «перечислить выводы» вряд ли получится.

Практика бывает трех видов: ознакомительная (она же учебная), производственная и преддипломная. Соответственно, видов заключений отчетов о прохождении практики тоже три. Рассмотрим их подробно.

Ознакомительная практика

Ее проходят в самом начале обучения, на 1 или 2 курсе. Обычно проводится в форме экскурсии на какое-нибудь предприятие. Цель такой практики - «вживую» познакомить студента с выбранной профессией. В отчете Вам, скорее всего, предложат описать деятельность организации. Объем работы небольшой, чаще всего 3–5 страниц. Если Вам нужна квалифицированная помощь с подготовкой отчета по практике "под ключ", напишите нам

Что же будет уместно написать в заключении?

• Прежде всего, еще раз укажите, где именно Вы проходили практику (полное название организации, отдел).
• Вспомните все цели и задачи работы (они должны быть сформулированы во введении), и отметьте их как выполненные. Например, во введении вы поставили задачу «изучить деятельность компании». Значит, в заключении смело пишите то же самое, но другими словами: «Я проанализировал работу организации».
• Перечислите документы, с которыми Вам разрешили ознакомиться.
• Выразите личное отношение к практике. Помогла ли она закрепить знания, полученные в ВУЗе? Пригодятся ли приобретенные навыки в дальнейшем?
• Если в процессе прохождения практики у Вас возникли какие-то трудности, обязательно опишите их. Предложите пути решения (это может повлиять на положительную характеристику).
• Можно указать, что в деятельности предприятия заинтересовало Вас больше всего.

Пример

Я проходил учебную практику по специальности «Редактирование» в компании «Рога и копыта». Это одно из старейших издательств Москвы, специализирующееся на выпуске детской и понятийной литературы.

За время практики я изучил тонкости редакционно-издательского процесса, проанализировал критерии отбора рукописей, на практике применил знания по написанию аннотаций. Я ознакомился с издательским портфелем на следующий год, типовым авторским договором и законом об авторских правах.

Практика в издательстве помогла закрепить навыки, полученные во время обучения. Сотрудники организации дали мне массу ценных советов. Я приобрел незаменимый опыт, который, несомненно, очень пригодится мне в дальнейшей профессиональной деятельности.

Это весьма утрированный пример заключения отчета о практике. Но в нем есть всё, что нужно: доклад о проделанной работе, выражение личного отношения и некая благодарность организаторам процесса.

Производственная практика

Эта практика уже подразумевает некое участие в работе фирмы. Вам будут давать разные задания: составить договор, отыскать информацию, сделать доклад. Сохраняйте копии своих трудов: их следует прикрепить к отчету в качестве приложений.

В самом отчете уже будет недостаточно просто описать предприятие. Вам придется проанализировать деятельность организации, найти какие-то проблемы, предложить решение, спрогнозировать дальнейшее развитие компании.

Все данные, полученные в результате анализа, нужно будет коротко отразить в заключении отчета о практике. По ходу любого вида практики должен заполняться дневник .

Ориентировочный план заключения

• Начните, опять же, с полного названия предприятия. Можно тут же указать период прохождения практики.
• Вкратце опишите компанию: сфера деятельности, место на рынке, объемы производимых товаров (или оказываемых услуг). Постарайтесь уложиться в пару фраз.
• Приведите результаты своих исследований (желательно с цифрами).
• Перечислите всё, что вы делали на предприятии.
• Отчитайтесь в выполнении поставленных задач.
• Выразите свое мнение об организации практики. Можно поблагодарить сотрудников предприятия, оказавших содействие. Выскажите предложения, если они есть.

Конечно, структура текста во многом зависит еще и от Вашей будущей профессии. Пример заключения отчета о практике для своей специальности Вы можете найти на нашем сайте.

Преддипломная практика

В целом, преддипломная практика не так уж сильно отличается от производственной. Разница лишь в том, что ее результаты будут использоваться в дипломной работе. Образец заключения отчета по практике можно использовать тот же. Главное, не забыть упомянуть, как сильно эта практика помогла в написании диплома.

Ну, и мнение об организации учебно-практической деятельности высказывать необязательно. Тем более что место для прохождения преддипломной практики студент обычно выбирает сам (его всегда указывают на титульном листе). Если у Вас нет организации, где можно пройти практику, то подготовим для Вас отчет со всеми печатями за 3 дня, напишите нам Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Из диалога на отчете:
Босс, - Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, - Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».

Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного ― начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

• Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
• Модели (номенклатура)
• Условия поставки
• Условия оплаты
• Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

• Сроки поставки
• Сроки изготовления
• Согласованность модельного ряда с возможностями производства
• Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
• Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

• Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
• Наличие заявки (письменный запрос)
• Протокола намерений
• Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

• Полученного в процессе переговоров при личной встрече
• Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

• Емкость рынка
• Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

• Количество продукции в перспективной поставке
• Модели (номенклатура)
• Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
• Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

• Информация должна иметь формальное подтверждение
• Отсутствие фантазий и домыслов
• Объективно оценивать происходящее
• Осмысленное изложение
• Тактические (детальные) подробности работы ― должны быть опущены
• Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) ― только после инициации вопроса руководителем
• Избегать ответов из серии ― «мяч на их стороне»

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Студенты обычно проходят практику три раза в течение всего курса обучения. Прохождение практики оканчивается написанием отчета согласно программе практики, выданной в ВУЗе. О том что должно войти в отчет расскажет эта статья.

1. Ознакомительная практика. Часто она осуществляется на первом или втором курсе, когда студент получил общие сведения о своей специальности, и теперь должен собственным опытом дополнить теоретические знания. Отчёт здесь охватывает принцип деятельности предприятия, которое посещал студент, и выводы о том, соответствуют ли стандарты его работы изученным нормам.
2. Производственная практика. Этот вид осуществляется на третьем или четвёртом курсе, когда студент не просто знакомится с работой того или иного предприятия, но становится стажёром, то есть полноправным сотрудником, который непосредственно участвует в его деятельности. Отчёт более глубоко анализирует работу фирмы, описывает действия и достижения студента, подтверждает их приложенными документами, расчётами и чертежами, выполненными им самостоятельно.
3. Преддипломная практика . Это самый важный этап, за которым следуют государственные экзамены. В отчёте надлежит рассказать о применении полученных знаний и навыков. Преддипломная практика становится частью дипломной работы.

Порядок написания отчёта

Составление отчёта – это длительный процесс, который делится на три этапа.

1. Сбор данных. Каждый день во время прохождения практики делайте пометки в блокноте или в специально созданном документе MS Word. Записывайте запомнившиеся моменты, делитесь наблюдениями, фиксируйте слова ваших наставников.
2. Анализ собранной информации. По завершении практики просмотрите записи и отсейте менее важное. Разделите обрывки данных по пунктам отчёта, чтобы не упустить ни одну значительную мысль.
3. Непосредственное составление отчёта. В зависимости от вашей занятости процесс займёт от одного до нескольких часов. Старайтесь не оставлять выполнение этой работы на потом, а перед распечаткой пробегитесь по отчёту свежим взглядом.

План отчёта

Часто вузы снабжают студентов планами и образцами отчётов, а иногда даже брошюркой, которую надо лишь заполнить. В иных случаях нужно оформлять всё самостоятельно. Стандартный отчёт состоит из следующих разделов:

Титульный лист

На обложке отчёта должны присутствовать следующие элементы:

• Полное наименование учебного заведения;
• Данные о кафедре и факультете;
• Название отчета;
• Полное имя студента, данные о его обучении (курс и группа);
• наименование предприятия, обеспечившего стажировку;
• Полное имя преподавателя, курирующего практику.

Пояснительная записка

В этом разделе вы рассказываете о том, что делали во время практики. Важно чётко и грамотно изложить свои обязанности и действия, вместив их на одну страницу. Используйте научный стиль, чтобы произвести положительное впечатление на куратора, ведь именно к пояснительной записке будет привлечено его пристальное внимание.

Образец :

Я, Старжинский Велимудр Ратиборович, студент 3-го курса отделения «Административное право» МГЮУ проходил учебно-ознакомительную практику в ООО «Косма» в должности помощника юриста.

При прохождении ознакомился со следующими материалами:

• Устав предприятия;
• История развития компании;
• Характер её деятельности;
• Должностная инструкция юриста;
• Типовые формы принятых документов.

В круг моих обязанностей входили следующие действия:

• Подготовка и оформление документации;
• Ввод данных в базу;
• Интерпретация нормативно-правовых документов;
• Осуществление поиска необходимой информации.

В течение практики осуществлял сбор материалов к курсовой работе на тему: «Особенности функционирования российского семейного предприятия».

Мною были внесены следующие предложения:

• Регулярное обновление сайта компании;
• Оптимизация состава сотрудников;
• Повышение юридической грамотности на предприятии.

Характеристика

В идеале характеристика должна быть написана вашим наставником на предприятии, однако он может быть слишком занят, поэтому максимум, на что он будет способен – это поставить подпись под подготовленным вами тексте. Оценивать себя – задача не из лёгких. Здесь важно проявить объективность и достоверность, не приписывать себе несуществующие заслуги и не преувеличивать ценность своих действий. Старайтесь среди моря положительных отзывов добавить небольшой недостаток, над которым вы будете работать в дальнейшем.

Предварительно расспросите наставника и узнайте его мнение о вашей работе, чтобы он хотя бы на словах высказал свою точку зрения. Пусть это ляжет в основу вашей характеристики.

Образец:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Дана Старжинскому Велимудру Ратиборовичу, студенту 3-го курса отделения «Административное право» МГЮУ, по прохождению ознакомительной практики в ООО «Косма» в период с 14.01.2018 по 31.05.2018.

За время прохождения практики Старжинский В.Р. выполнил следующее:

• Ознакомился с организационной структурой компании;
• Изучил все уставные документы предприятия;
• Подготовил анализ хозяйственной деятельности организации;

Выполнял должностные обязанности помощника юриста, включая следующие:

• Работа помощником юриста;
• Общение с клиентами;
• Составление отчётов;
• Поиск необходимой информации;
• Трактовка надлежащих нормативно-правовых актов.

Все поручения, переданные Старжинскому В.Р., были выполнены им своевременно, качественно и в полном объёме. Помощник юриста проявил себя как компетентный и ценный специалист, готовый как прислушиваться к рекомендациям наставника, так и вносить собственные предложения.

Оценка за практику: «Отлично».

Дата: 31.05.2018.

Руководитель практики: Стевен-Штейнгель С.Ш.

Руководитель предприятия: Смирнов В.Д.

Дневник практики

В этом разделе в табличной форме вы перечисляете свои действия, дополняя их датой и кратким описанием. Объём этого раздела: 2-3 страницы.

Образец :

В третьем столбце должен расписываться ваш наставник, чьи поручения вы выполняете. В конце дневника обязательны итоговая подпись и печать организации.

Суровая реальность такова, что у студентов-практикантов не всегда есть возможность регулярно посещать предприятие, но в дневнике должен быть расписан каждый день. Заранее обговорите частоту визитов и примерный план ваших действий. Изложите эти данные в таблице, опираясь на фантазию и стараясь сохранить достоверность. Вписывайте одно-три действия в каждую строку, распределяйте их равномерно, выбирайте разноплановые обязанности и размещайте их в логическом и хронологическом порядке.

Как в курсовой и дипломной работе, содержание вы будете делать после того, как напишите все разделы отчёта. Обязательно вставьте в документ сквозную нумерацию и оформите все заголовки и подзаголовки соответствующим стилем. Затем на страницу после титульного листа наведите курсор, нажмите на «ССЫЛКИ», на «ОГЛАВЛЕНИЕ» и, наконец, на первую строчку всплывающего меню под названием «Автособираемое оглавление». Содержание тут же появится.

Введение

В данном разделе вы отражаете главную цель своей практики и перечисляете задачи, которые должны привести вас к намеченному результату.

Образец цели: закрепление полученных теоретических знаний и их дополнение практическими навыками в действующем предприятии.

Образец задач:

Изучение уставных документов организации;

Анализ организационной структуры предприятия;

Получение навыков офисной работы.

Основная часть

Основную часть отчета нужно писать в соответствии с методическими указаниями и программой практики. В зависимости от получаемой специальности отчеты по практике пишутся по-разному. Рассмотрим пример того, как пишется основная часть отчета по практике экономической специальности.

Основная часть делится на две главы, первая из которых отображает теоретические знания о предприятии, а вторая повествует о практике, то есть о ваших действиях и полученных навыках. Главы делятся на параграфы, первая, раскрывающая организационную структуру компании, в пункте 1.1 касается её правового положения, а в пункте 1.2 описывает её хозяйственную деятельность. Вторая глава отображает ваш личный анализ этой деятельности (п. 2.1) и ваши предложения по её улучшению (п. 2.2).

При подготовке основной части опирайтесь на изученные уставные документы фирмы, беседы с сотрудниками и собственные наблюдения. Старайтесь разбавить текст графиками, диаграммами и таблицами, преподаватели особенно это ценят.

Для написания второй, практической главы, воспользуйтесь правилом SWOT, описывая преимущества предприятия (strengths), недостатки (weaknesses), потенциальные возможности (opportunities) и вероятные угрозы (threats). Такой метод анализа продемонстрирует вашу компетентность и дальновидность.

Даже если вы студент, который на ограниченное время заглянул в механизм длительной работы крупного предприятия, вы способны свежим взглядом оценить проблемы, тормозящие его развитие и уменьшающие прибыль. Подумайте, как можно устранить эти сложности. Свои мысли изложите в соответствующей подглаве. Например, вам может показаться, что компания функционировала бы гораздо быстрее, если бы интенсивнее использовала новейшие компьютерные технологии или если бы улучшилась система мотивации сотрудников.

Заключение

Как и в курсовой, и в дипломной работе, заключение – это отражение введения. В этом разделе вы оцениваете, насколько вам удалось добраться до заявленной цели. Поделитесь выводами, полученными при прохождении практики. Пусть план заключения совпадает с задачами. Например, если задача звучит как «Изучение уставных документов компании», то в заключении вы пишете: «Была изучена и проанализирована уставная документация организации».

Не забудьте отразить своё отношение к пройденной практике, оцените, насколько она оказалась для вас полезной. Например, вы можете написать, что практика предоставила вам отличную возможность приобрести полезные навыки организации офисной работы, познакомиться с правилами документооборота. Далее нужно выразить уверенность, что в дальнейшем вы обязательно сможете реализовать полученные умения в профессиональной деятельности.

Приложения

Наличие нескольких приложений станет дополнительным плюсом вашего отчёта. Вы можете дополнить его нормативными документами, добытыми при прохождении практики, включая выдержки из устава, свой трудовой договор, должностную инструкцию, образцы некоторых документов.

Оформление отчёта

Внешний вид отчёта играет не меньшую роль, чем его содержание. Как правило, преподаватели чётко раскрывают каждый нюанс, включая размер и стиль шрифта, но некоторые пункты общие для всех вузов.

Распечатанный отчёт следует прошить или сброшюровать, страницы нужно пронумеровать сквозным методом, начиная со 2-го листа.

Разделы должны быть пронумерованы, а их составные части (подразделы) имеют номера в пределах основного раздела.

Июн 25, 2018 Mariya Zhukova

Еженедельные отчеты часто используются в предприятиях розничной торговли, при стажировке и во время исследований. Научитесь составлять грамотные еженедельные отчеты, чтобы доступно сообщать руководителям о своих успехах.

Шаги

Часть 1

1. Определите цель отчета. Еженедельные отчеты могут являться частью рабочих обязанностей, но желание сохранить работу не должно становиться конечной целью отчета. Определите функции, которые призван выполнять еженедельный отчет, чтобы отражать в нем значимую информацию и задействовать наиболее эффективную структуру.

   Определите целевую аудиторию. Невозможно составить грамотный отчет, если не знать, кому он будет предназначен и для какой цели. Только так можно понять, какая информация представляет наибольшую ценность.

   • Представление об аудитории позволяет грамотно организовать структуру отчета и использовать самые подходящие слова. Например, отчет для учащихся начальной школы будет совершенно не похож на текст, предназначенный для руководителей крупной корпорации.
   • Также важно понимать, какие моменты уже известны потенциальному читателю, а какие вопросы необходимо прояснить или предоставить дополнительные источники. Например, создавая отчет по правовым вопросам, который предназначен для коллегии адвокатов, вам совершенно не нужно предоставлять подробное пояснение действующих законов. С другой стороны, такие пояснения необходимы, если отчет предназначен для руководителей без юридического образования.
   • Если отчет составляется в связи со стажировкой, исследованием или другим аспектом обучения, то важно понимать, что ваша аудитория - это не профессор или научный руководитель, даже если в конце они соберут работы. Сосредоточьтесь на сути проекта и конкретной области знаний, чтобы понять своего читателя.

2. Располагайте информацию в порядке важности. Несмотря на лаконичный характер отчетов, ваш документ могут читать не полностью. По этой причине следует располагать самые важные данные с итогами и выводами в начале текста.

   • Например, если необходимо сравнить и сопоставить три разных торговых марки оборудования и порекомендовать оптимальный вариант, то начинайте с итогов, а затем поясните свой выбор.
   • Как правило, первая страница отчета представляет собой краткий обзор результатов, выводов и рекомендаций. Подробные пояснения должны содержаться в основном тексте документа, чтобы в случае необходимости читатели могли понять причины таких выводов.

3. Осознайте типичную "судьбу" отчета. В большинстве случаев еженедельные отчеты необходимы для учета и делопроизводства, поэтому они просто подшиваются и попадают в архив. Лучше сразу осознать, что отчеты крайне редко читают от начала и до конца.

   • Данный факт не является поводом лениться или сдавать работу ненадлежащего качества. Ваши отчеты становятся отражением вашей трудовой этики и личных качеств. Слабый отчет наверняка заметят, поэтому слова "Я знал, что вы не будете его читать" не станут достойным оправданием.
   • Весь отчет должен быть качественным и грамотным, но особое внимание следует уделить таким элементам текста, которые читают наиболее часто. К ним обычно относятся краткое содержание и выводы или рекомендации. Уделите им особое внимание.
   • Важно понимать, что работодатель может не прочитать отчет вовсе не потому, что ему нет дела или отчет не нужен. Высокопоставленные руководители всегда крайне заняты, поэтому способны выделять существенную информацию, которая позволяет эффективно принимать решения. Такие лица не станут читать весь отчет, если в этом нет необходимости, но они всегда могут вернуться к нему позже.

   Часть 2

   Структура отчета

   1. Попросите образец. Во многих компаниях принят стандартный формат еженедельного отчета, а менеджеры и руководство привыкают получать информацию в определенном виде. Иной формат отчета может стать причиной путаницы.

      • Будьте особо внимательны с отчетами о продажах. Менеджеры привыкают к структуре отчетов и могут найти необходимую информацию по одному взгляду на страницу. Если отойти от принятого формата, то отчет станет практически бесполезным, ведь менеджеру придется перечитать весь текст, чтобы найти необходимые сведения.
      • Обратитесь к секретарю и попросите предоставить вам образец, чтобы не изобретать велосипед заново. Обычно в компании используется шаблон документа со всеми параметрами, включая поля, шрифты, стили таблиц и абзацев.

   2. Учитывайте метод подачи отчета. Печатный документ или электронное приложение оформляют совершенно иначе, нежели отчет, который подается в тексте электронного письма.

      • Например, если отчет подается в виде вложения к электронному письму, то краткое содержание следует включить в тело письма. Тогда читателю не придется открывать вложение, чтобы понять основную идею.
      • Для печатного отчета обычно необходимо подготовить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подшить.
      • Вне зависимости от способа подачи отчета важно указать свою фамилию на каждой странице и пронумеровать их в формате "X из Y". Страницы могут легко разделиться, поэтому важно знать, на скольких страницах написан отчет и кто автор документа.
      • Всю необходимую информацию можно указать в верхнем колонтитуле. Например, напечатайте в нем: "Отчет о продажах Петра Иванова, неделя 32, страница 3 из 7".

   3. Приложите краткое содержание. Краткое содержание отчета обычно умещается в пару абзацев, а каждый раздел передается одним-двумя предложениями. Суть в том, что зачастую руководителю достаточно прочитать лишь краткое содержание, чтобы принять необходимое решение, если ваши выводы совпадают с его предположениями по данному вопросу.

      • Важно, чтобы краткое содержание было написано четким, доступным и лаконичным языком. Не используйте жаргонизмы и специальные термины, которые требуют пояснений, даже если читатель хорошо разбирается в отраслевой терминологии.
      • Краткое содержание составляется после завершения остальных элементов отчета. Невозможно кратко резюмировать абзацы, которые еще не написаны, даже при наличии подробного плана. Во время работы многое может измениться.

   4. Продумайте структуру абзацев и разделов. Определитесь с форматом и оставьте план разделов отчета, который будет соответствовать поставленным задачам.

      • План должен быть логичным и последовательным, а также учитывать потенциальных читателей отчета.
      • Как правило, отчет состоит из краткого содержания, введения, выводов и рекомендаций, данных и пояснений, а также списка источников. Расширенные отчеты можно дополнить приложениями с важными данными и оглавлением, но еженедельные отчеты достаточно короткие.
      • Каждый раздел должен затрагивать один вопрос. Каждый абзац в рамках раздела описывает одну идею. Так, если раздел еженедельного отчета о продажах называется "Популярные бренды одежды для детей", то каждой модели следует уделить один абзац. Если нужно отдельно указать одежду для мальчиков и девочек, используйте подразделы (с подходящими подзаголовками) для каждого бренда, внутри которых уделите один абзац на одежду для мальчиков и один на одежду для девочек.

   5. Создайте титульный лист или сопроводительное письмо. Для кратких отчетов титульный лист не требуется, но подробный отчет следует снабдить отдельным листом с указанием автора отчета и кратким описанием задачи.

      • Титульный лист отличается от краткого содержания, поскольку фактически содержит только те сведения, которые нужны для правильной регистрации и подшивки отчета.
      • В организации может существовать стандартный шаблон титульного листа для еженедельных отчетов. В таком случае следуйте установленным правилам.
      • На титульном листе следует указать название или описание отчета (например, "Еженедельный отчет о продажах"), фамилию составителя и всех соавторов, название компании, дату составления или подачи отчета.

   Часть 3

   Убедительные слова и формулировки

   1. Придумывайте грамотные заголовки и подзаголовки. Такие элементы отчета позволяют читателю быстро находить необходимые разделы и дополнительную информацию, которая поможет понять выводы и рекомендации.

      • Заголовки и подзаголовки разделов должны точно и понятно описывать содержимое.
      • Например, в еженедельном отчете о продажах можно использовать разделы "Общие тенденции в женской одежде", "Тенденции в мужской одежде" и "Популярные бренды детской одежды". Затем в рамках каждого раздела можно выделить подразделы, названия которых будут отражать четкие тенденции или названия популярных брендов.
      • Используйте единые грамматические конструкции для всех заголовков, чтобы отчет выглядел логичным и последовательным. Например, если первый заголовок сформулирован как "Лучшие товары из мужской коллекции", то следующий заголовок должен быть "Лидирующие позиции в женской одежде", а не "Показатели продаж товаров для женщин".

   2. Используйте простые и понятные предложения. Ваш отчет должен состоять из предложений со стандартной структурой "Подлежащее, сказуемое дополнение", чтобы ясно выражать ваши мысли и демонстрировать уверенность в сделанных выводах и рекомендациях.

      • Перечитайте черновой вариант и вычеркните все лишние слова. В каждом предложении найдите исполнителя действия и поместите его перед глаголом. Схематически предложения должны иметь вид "Кто делает что".
      • Избавьтесь от избыточных слов и словосочетаний вроде "на сегодняшний день", "с той целью, чтобы" или "на предмет наличия".
      • Такой стиль может показаться скучным, но перед вами не стоит задача развлечь читателя. Для отчета гораздо важнее эффективно донести ключевые аспекты и выводы.

   3. Выводы должны быть объективными и беспристрастными. В отчете нередко нужно предоставить рекомендации, но они должны основываться на фактах, а не личном мнении и ощущениях. Важно убеждать читателя неопровержимыми доказательствами и ясностью мысли.

      • Не используйте прилагательные, а также другие слова и фразы с ярко выраженной позитивной или негативной эмоциональной окраской. Сосредоточьтесь на фактах и здравом смысле.
      • Например, в отчете вы рекомендуете повысить в должности одного из менеджеров по продажам. Подкрепите свою рекомендацию фактами, которые продемонстрируют, что человек действительно заслуживает повышения, но не приводите субъективное мнение и не взывайте к эмоциям. "Алина регулярно показывает лучшие результаты, хотя работает лишь 15 часов в неделю" убедительнее, чем "Алина очень дружелюбна и всегда старается, при этом она вынуждена работать не полную неделю, поскольку присматривает за пожилыми родителями".

   4. Используйте убедительные глаголы. Если текст написан в действительном залоге, то действие в предложении выражается одним словом - глаголом. Используйте емкие и убедительные глаголы, которые четко описывают действие.

      • Желательно отдавать предпочтение простым глаголам. Например, "продавать" всегда лучше, чем "реализовывать".
      • Иногда необходимы глаголы, выражающие мыслительные процессы - думать, знать, понимать, верить, но в целом они уступают глаголам действия. Попробуйте развернуть свое утверждение и превратить его в действие. Например, вы написали предложение "Я полагаю, что в последующие месяцы показатели продаж возрастут". Разверните утверждение и очертите причины для такого предположения. Переформулируйте предложение: "Как показывает практика, в сезон праздников продажи увеличиваются. Прогнозирую, что в ноябре и декабре показатели продаж возрастут".
      • Текст должен быть ориентирован на действие. Перечитайте отчет, постарайтесь избавиться от лишних предлогов и замените избыточные слова убедительными глаголами. Например, "оказать помощь" можно заменить на "помогать", а вместо "обеспечивать защиту" скажите "защищать".

   5. Не используйте страдательный залог. Пассивная форма вычеркивает из предложения субъекта действия, а на первый план выходит объект. В некоторых ситуациях пассивный залог необходим из политических или дипломатических соображений, но чаще всего он делает текст запутанным и туманным.

      • Действительный залог позволяет подчеркнуть исполнителей действия и показывает читателю ответственных лиц. Чтобы оценить важность данного аспекта, представьте, что в газетной статье о пожаре вам попалось такое предложение: "К счастью, всех детей удалось спасти". Необходимо понять, кто же спас этих детей. Если бы предложение имело вид "Местный учитель Иван Петров несколько раз возвращался в горящее здание интерната и спас всех детей", то настоящий герой выходит на первый план.
      • Также действительный залог позволяет найти ответственного за отрицательные последствия. Фраза "Были допущены некоторые ошибки" заставит работодателя недоумевать, кто же совершил ошибки и кого следует наказать. Если это вы совершили ошибки, тогда признайте ответственность и примите последствия.
      • Обращайте внимание на глагол "быть", чтобы отыскать предложения с пассивным залогом. Если вам удалось их найти, то определите выполняемое действие и лицо, которое его совершает, после чего измените порядок слов.

   6. Используйте наглядные способы выражения данных. Схемы и графики воспринимаются намного проще и располагаются сразу после абзаца с такой информацией (особенно, если такие данные содержат большое количество цифр).

      • Выбирайте подходящие визуальные средства, которые упрощают читателю задачу и работают на цель отчета.
      • Например, используйте линейный график, чтобы показать рост продаж шерстяных пальто. Такое представление данных гораздо эффективнее таблицы с количеством единиц товара, проданного за каждый месяц, поскольку в таблице читатель вынужден держать в уме все цифры и сравнивать их между собой, чтобы обнаружить тенденции. Одного взгляда на график будет достаточно, чтобы понять суть.
      • В первую очередь человек всегда обращает внимание на визуальные элементы. Все графики и схемы должны быть четкими и аккуратными, правильно располагаться на странице. Используйте только те элементы, которые действительно подтверждают ваши выводы и рекомендации.

   7. Не используйте жаргонизмы. Каждая отрасль знаний или деятельности имеет свою неизбежную терминологию, а также модные словечки, которые часто используются в книгах и статьях. Иногда они полезны, но в большинстве случаев жаргон лишь мешает четко и грамотно выразить основную мысль.

      • Попробуйте составить список профессиональных жаргонизмов, чтобы не злоупотреблять такими словами в отчете. Завершите работу над текстом и выполните поиск по ключевым словам, чтобы заменить нежелательные лексические единицы.
      • Следует понимать, что большое количество модных словечек не покажет читателю, будто вы "в теме", а произведет обратный эффект. Директор и менеджеры часто старше рядовых сотрудников и видели на своем веку немало таких слов. Если злоупотреблять жаргонизмами, то они посчитают, что вы слишком ленивы, плохо разбираетесь в теме или просто хотите произвести впечатление.
      • Также лучше не использовать слишком сложные термины. Например, отчет по правовому спору не должен содержать чрезмерного количества юридической зауми.

   8. Исправьте все ошибки. Большое количество опечаток и грамматических ошибок лишь отвлекают читателя и создают отрицательное представление об авторе. Заранее напишите черновик отчета, чтобы у вас осталось время для работы над ошибками.

      • Выполните проверку орфографии и грамматики в текстовой программе на компьютере, однако не нужно полагаться только на автоматические исправления. Такие программы могут пропустить немало ошибок, особенно в похожих словах ("печатки" вместо "перчатки").
      • Прочитайте отчет задом наперед, чтобы найти все ошибки. Если вам близка тема отчета, то не заметить ошибку очень просто, ведь мозг может автоматически “додумывать” недостающие в тексте слова или буквы. Прочитайте задом наперед, чтобы воспринимать отдельные слова.
      • Читайте отчет вслух, чтобы заметить ошибки и стилистические недостатки. Если не удается прочитать предложение или абзац без запинки, то вероятно, что ваш текст перегружен, и читатель тоже будет сбиваться. Перепишите неудачные предложения.

Вы составляете отчет по практике и у вас есть такой материал, который достаточно объемен, но информативно важен, разъясняет, детализирует те или иные аспекты отчета по практике, показывать алгоритм действий в процессе практической работы, тогда включите его в Приложение.

Обычно к такому материалу относится:

• отсканированные документы, касающиеся деятельности организации, где вы проходили практику (например, устав, бухгалтерский баланс, схема организационной структуры);
• различные ГОСТы, Положения о работе организации;
• математические формулы, расчеты, доказательства,
• таблицы, графики, диаграммы и другой иллюстративный, графический материал вспомогательного и дополнительного характера,
• инструкции, протоколы, методики, методы исследования,
• анкеты, опросы,
• примеры задач и индивидуальных заданий, которые необходимо было выполнить в процессе обучения;
• справочные материалы (образцы документов, статистика, отчеты и т.д.).

По общепринятому правилу, а также руководствуясь ГОСТами, Приложения в отчете по практике оформляются после Списка использованных источников. Но не лишним будет отметить, что наличие этого раздела не является обязательным требованием. В зависимости от типа практики (преддипломная, учебная, производственная), ее тематики, направления и т.д. студент (совместно, конечно, с руководителем практики) сам решает, писать Приложение или нет.

Как же правильно оформить Приложение к отчету по практике и где можно посмотреть пример? Содержательное наполнение и правила оформления Приложений регулируются:

• методическими рекомендациями вашего ВУЗа,
• ГОСТ 7.32 – 2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правили оформления».

Если вы начали оформлять Приложение в отчете, не торопитесь сразу обращаться к ГОСТам. Чаще всего для преподавателя главнее оказываются вузовские рекомендации, а не государственные стандарты, поэтому надо все-таки посмотреть тот образец Приложений, который принят в вашем ВУЗе.

Правильно оформлять Приложения в отчете помогут общепринятые требования, основанные на ГОСТах:

1. Выберите один из предлагаемых ГОСТами способов того, как можно оформить Приложения:

• как продолжение текста отчета (с продолжением сквозной нумерации страниц),
• как отдельный самостоятельный документ (с новой нумерацией страниц).

2. Обязательно делайте в тексте отчета ссылки на каждое из приложений. Лишние приложения из категории «Я думал, пригодится!» не допускайте в работе. Располагайте приложения в соответствии с порядком расположения ссылок на них, то есть первая ссылка – первое Приложение А, вторая ссылка – второе Приложение Б.

3. Начинайте каждое приложение с новой страницы. Посредине страницы пишется с заглавной буквы слово Приложение и обозначается заглавными буквами русского алфавита, начиная с буквы «А» (кроме букв Ь, Ы, Ъ, Ё, О, Ч, З, Й). Допускается использование латиницы, но не I и O.

4. Сформулируйте к каждому приложению заголовок, который оформляется отдельной строкой, симметрично относительно основного текста, с заглавной буквы, без кавычек.

5. Обязательно узнайте, каковы требования оформления Приложения в вашем ВУЗе. В них может быть прописано требование нумеровать, а не подписывать буквами приложения в отчете, употреблять знак «№», располагать слово «Приложение» и его заголовок посредине страницы или в правом углу.

6. При необходимости разделите Приложение на разделы, пункты и т. д. В подобном случае каждую часть фиксируют номером, а буквенное обозначение надо вставить перед ним (образец: Приложение М 1.2).

7. Если приложение заканчивается на второй странице, то вставьте указание о том, что это Окончание Приложения М 1.2. Если приложение занимает 3 и более страницы, то на последней отметьте, что это Окончание Приложения М, а на предыдущих – Продолжение Приложения М.

8. Используйте единообразный принцип оформления всех приложений.

9. Включите в содержание отчета по практике после пункта «Список использованных источников» пункт «Приложения».

10. Не переусердствуйте с количеством приложений, все должно быть в меру. Оптимальное количество, обычно рекомендуемое в методической литературе, – до 5. Это еще раз уточните на вашей кафедре. И помните: все приложения должны быть информативно необходимы в отчете по практике. Не стоит копировать все имеющиеся в организации документы и включать их в отчет.

Подпишитесь на нас в ВК.
Каждый день публикуем полезные лайфхаки для учебы