Сведения о среднесписочной численности работников - это одна из форм, которую налогоплательщики, имеющие наемных работников, должны сдавать в налоговую. В статье мы расскажем о сроках сдачи среднесписочной численности, и подскажем, где скачать бланк данной формы на 2018-2019 годы.

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ . Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии .

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ.

Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи справки перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на выходной день — воскресенье.

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

• 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
• 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Как и куда сдавать сведения

Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.

Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.

Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.

Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?

Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.

Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.

Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.

Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте .

Итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.

Среднесписочная численность за 2016 год: срок сдачи

Узнайте, в каком виде и каким способом в ИФНС сообщается среднесписочная численность за 2016 год, срок сдачи в стандартных ситуациях и когда нет деятельности и персонала, штрафы за просроченный отчет.

Cреднесписочная численность за 2017 год срок сдачи

Будет ли компания и индивидуальный предприниматель отчитываться в ИФНС электронно или на бумаге, как правило, зависит от того, какая у работников среднесписочная численность за 2016 год. Срок сдачи сведений о среднесписочной численности за 2016 год для компаний и предпринимателей с наемным персоналом - не позднее 20 января 2017 года. ИП, у которых в прошлом году не было сотрудников, такую отчетность могут не сдавать.

Компаниями, созданными в январе этого года, не сдается среднесписочная численность за 2016 год. Срок сдачи первого отчета о среднесписочной численности работников — не позднее 20 февраля 2017 года. Для предпринимателей установлен особый порядок. Если ИП зарегистрирован в этом году, то первый раз сдать сведения ему надо будет только за 2017 год, то есть в срок не позднее 22 января 2018 года (20 января- суббота).

Штрафы за отчет о среднесписочной численности за 2016 год, не сданный в срок

Если вовремя не сдать сведения о среднесписочной численности, штраф — 200 руб. за каждый отчет (п. 1 ст. 126 НК РФ). По заявлению ИФНС, суд может оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Бланк отчетности о среднесписочной численности за 2016 год

Форма сведений о среднесписочной численности работников та же, что и раньше. Она утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@ . Рекомендации по заполнению сведений о есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353 .

Способ отчетности о среднесписочной численности в 2016 году

Сведения о среднесписочной численности за 2016 год сдают на бумаге или в электронном виде по ТКС. Если среднесписочная численность работников больше 100 человек, то сведения о количестве персонала сдать на бумаге нельзя.

Среднесписочная численность в 2016 году по обособленным подразделениям

Надо ли отдельно сдавать сведения по обособленным подразделениям? Нет, отдельно по обособленным подразделениям сведения сдавать не надо. Сведения представляют только один раз и только в инспекцию по местонахождению компании. А вот численность определяют в целом по компании с учетом работников обособленных подразделений.

Среднесписочная численность в 2016 году, если нет деятельности и работников

Должна ли компания представлять сведения, если деятельность приостановлена и наемных работников нет? Да, представить сведения надо всем компаниям независимо от формы собственности и количества сотрудников. Таким образом, если в компании нет работников, сведения все равно необходимо представить в установленный срок (

Отчет по среднесписочной численности работников сдают все организации и ИП, которые в календарном году выступали в качестве работодателей. При этом неважно, велась ли финансово-хозяйственная деятельность. В расчетах бухгалтер должен ориентироваться на Приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.

Сведения по среднесписочной численности подают:

• действующие организации по итогам календарного года — в срок не позднее 20 января ;
• новые организации первый раз — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была создана организация, и второй раз — по итогам года не позднее 20 января;
• при ликвидации предприятия или ИП — не позднее официальной даты ликвидации организации или закрытия ИП.

Считаем по головам

Среднесписочная численность основывается на численности списочной. Этот свод данных показывает полный состав сотрудников, включая тех, кто находится на больничном, в отпуске или командировке. В списочную численность не включают только сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске по беременности и родам и в учебном неоплачиваемом отпуске.

Списочная численность всегда составляется на определенную дату: первый или последний день месяца. Выходные и праздничные дни считаются по показателям предыдущего рабочего дня.

Ищем среднее

Среднесписочная численность работников — это суммарное количество работников предприятия за определенный отрезок времени. Таким периодом может быть год, квартал, полугодие или месяц.

При подсчете среднесписочной численности нельзя забывать, что требования Росстата и налоговой инспекции к отчету ССЧ отличаются от требований ПФР и ФСС. В первом случае в сведения не включаются внешние совместители и те, кто трудится по договору подряда или гражданско-правовому договору. Внутренние совместители подсчитываются только один раз — по основному месту. Сведения по среднесписочной численности работников, подаваемые в ПФР и ФСС, включают обе эти категории работников. В этом случае у совместителей учитывается и основная, и дополнительная загруженность.

Расчет за полные рабочие дни

Поэтапно рассмотрим, как рассчитывать среднесписочную численность работников предприятия. Начните со сведений о количестве сотрудников, отработавших полные дни. Суммируем данные за месяц и делим получившуюся сумму на количество календарных (!) дней месяца. То есть в январе мы делим на 31, в феврале — на 28 (29) и так далее вне зависимости от того, сколько было праздничных / выходных / рабочих дней.

Пример расчета среднесписочной численности работников: в организации трудится 47 человек, в июле 29 из них отработали 31 день, 15 человек по 20 дней, 3 человека вышли только в последние 4 дня.

ССЧ будет выглядеть так: (29 * 31) + (15 * 20) + (3 * 4) = 1211 / 31 = 39,06

Расчет за неполные рабочие дни

На втором этапе надо получить данные по сотрудникам, которые работали неполный день или по сменному графику. Среднесписочная численность для таких категорий определяется по отношению к общепринятому на предприятии графику и нормативной продолжительности дня. Например, при 40-часовой рабочей неделе она будет равна 8 часам, для 48-часовой — 9,6.

Формула для расчетов выглядит так: количество отработанных человеком часов за месяц делим на нормативную продолжительность рабочего дня и делим на число рабочих (!) дней в месяце.

Пример: к выполнению ряда задач организация привлекла двух сотрудников на 4-часовой рабочий день. В апреле один отработал 12 дней, другой — 18. Среднесписочная численность сотрудников за отчетный месяц, занятых неполный рабочий день, равна 0,7:

• первый — 48 / 8 / 21 = 0, 28;
• второй — 72 / 8 / 21 = 0,42;
• итого — 0,28 + 0,42 = 0,7.

Подводим итоги за год

Чтобы получить годовую среднесписочную численность, суммируйте месячные результаты по всем сотрудникам (полный и неполный рабочий день). Полученное число надо разделить на 12 месяцев.

Сведения о среднесписочной численности работников в любое из ведомств подаются целым числом. Как округлять результаты подсчетов, Росстат не регламентирует. Чаще всего на практике используется математическое округление: число до 0,5 округляем до нуля, свыше 0,5 — до единицы.

Часто возникает вопрос: как быть, если в штате ИП числится один человек, он работал неполный месяц, и ССЧ равно 0,33? В таком случае сделайте исключение и поставьте в отчете единицу.

При этом помните, что округляется только итоговое число. Если вы хотите получить свод данных за год, менять результаты поквартально или помесячно не надо. То же самое, если вы хотите составить месячный отчет: не следует цифры по каждому сотруднику доводить до целого. Всегда округляйте итоговый показатель.

Один раз в год все организации и ИП (только с работниками) обязаны сообщить в ФНС о том, сколько человек трудится у них. Это, пожалуй, один из самых простых отчетов, ведь он содержит всего одну цифру.

Для подачи сведений о среднесписочной численности утверждена специальная форма:

Срок сдачи сведений за 2018 год — до 21.01.2019. Если опоздать с отчетом, ФНС наложит штраф в размере 200 рублей.

Данная форма подается не только по итогам года. Сведения о численности налоговики ждут от вновь созданных компаний, а также от реорганизованных. Создав или реорганизовав фирму, подать сведения о численности следует до 20-го числа месяца, идущего за месяцем регистрации или реорганизации компании. Например, если ООО «Сток» зарегистрировано 18.01.2019, сдать сведения по установленной форме нужно не позднее 20.02.2019.

Обратите внимание! Вновь созданная организация должна сдать сведения о численности, даже если у нее еще нет работников.

Порядок расчета среднесписочной численности

Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце.

Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В расчет берутся все работники, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и пр.

Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности (п. 77 Приказа Росстата от 22.11.2017 N 772).

Пример. У ИП в ноябре трудилось семь человек. Шестеро отработали все 30 дней, седьмой лишь 17 дней, т. к. был принят на работу 14.11.2017.

Среднесписочная численность работников в ноябре составит:

(6 х 30) + (1 * 17) = 197 / 30 = 6,57 (округлять не нужно).

Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день.

Пример. В ООО «Кот» с установленной продолжительностью рабочего дня 8 часов в ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 х 3).

Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день, составит:

33 / 8 / 11 = 0,38.

Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за год. Полученную цифру внесите в заполняемую форму.

На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на 12 месяцев.

Пример. ООО «Санта» создано 01.11.2018.

Продолжительность рабочего дня 8 часов.

В ноябре полный рабочий день отработали 12 человек, а в декабре — 14. Все дни отработаны полностью.

(12 + 14) / 12 = 2,16.

Полученную цифру округляем и получаем 2 человека. Это и будет численность, которую следует указать в сведениях о среднесписочной численности за 2018 год.

Первым отчетом, который представители бизнеса подают в 2016 году, являются данные о среднесписочной численности (ССЧ) работников. При этом учреждения готовят отчет в обязательном порядке, а индивидуальные предприниматели только при условии привлечения персонала.

Особенности расчета

Принципы расчета показателя определены приказом Росстата. Численность за год рассчитывается по следующей формуле:

(ССЧ (месяц1) + ССЧ (месяц2) + … + ССЧ (декабрь)) / 12;

Если компания осуществляла свою деятельность не полный год, формула остается без изменений. Знаменатель является константой, даже если компания осуществляет свою деятельность всего несколько месяцев.

ССЧ за определенный месяц рассчитывается как сумма ССЧ сотрудников, которые отработали полный и неполный день. При этом расчет показателя для каждой категории сотрудников имеет свои особенности.

Полный рабочий день

ССЧ работников с полной занятостью определяется как сумма ССЧ на каждую дату, разделенная на общее количество дней. При этом не имеет значения, какой характер работы выполнял сотрудник: сезонная, постоянная, временная и т.д. Кроме того, участвуют в расчете работники, которые находятся на больничном или в командировке. Также учитываются работники, которые осуществляют деятельность на дому.

Список лиц, которые не принимают участие в расчете:

• внешние совместители;
• собственники без зарплаты (если собственник находится в штате, то попадает в расчет на общих основаниях);
• отпускники по беременности или по уходу за ребенком;
• учащиеся, которые находятся в отпуске за свой счет или были направлены для прохождения обучения самой компанией;
• сотрудники, которые написали заявление на увольнение;
• лица, осуществляющие свою деятельность в рамках договоров гражданско-правового характера;
• переведенные на работу в другие учреждения.

Неполный рабочий день

Для расчета ССЧ для сотрудников, которые осуществляли свою деятельность неполный день, потребуется определить количество человеко-дней. Показатель рассчитывается для каждого работника отдельно: общее количество отработанных часов / фиксированный норматив продолжительности рабочего дня.

Полученный результат умножается на число отработанных дней в течение месяца. После этого можно определить ССЧ для работников с неполным рабочим днем.

Пример расчета

В компании ХХХ применяет 40-часовую рабочую неделю (8 часов в день). Дата регистрации организации – 17 ноября. В период с 17 ноября по 30 ноября 25 сотрудников работало полный день, с 1 по 31 декабря – 28.

В декабре в компании неполный рабочий день работал 1 сотрудник – 22 дня по 5 часов. Таким образом, среднесписочная численность для организации составит:

ССЧ (полный рабочий день):

ноябрь = (25 чел. х 14 дней) / 30 дней = 11,67;

декабрь = (28 чел. х 31 день) / 31 день = 28.

ССЧ (неполный день):

декабрь = 5 чел.-часов х 22 дня / 8 часов / 22 дня = 0,63.

Помимо расчета показателя, немаловажное значение имеет порядок подачи отчетности. При этом представителям бизнеса стоит учитывать сроки и возможные санкции.

Нюансы отчетности

Данные о среднесписочной численности сотрудников подаются по итогам предыдущего года, что остается без изменений в 2016 году. Для этого потребуется заполнить соответствующую форму отчета, которая включает в себя следующие сведения:

1. ИНН и КПП компании или ИП.
2. Код и название соответствующей инспекции, в которую представляется отчет.
3. Название организации или ФИО предпринимателя.
4. ССЧ в целых единицах. Если присутствует дробная часть, применяются стандартные правила округления.
5. Полное ФИО руководителя компании или ИП, дата, подпись и печать.

Заполненный отчет за предыдущий год подается до 20 января. Исключение составляет вновь зарегистрированные организации, которые подают дополнительный отчет до 20-го числа следующего после создания месяца. При ликвидации компании сведения подаются не позднее даты снятия с учета.

Несвоевременная подача отчетности приведет к штрафным санкциям:

• для компании – 200 руб. для самой организации и еще 300-500 руб. для руководителя;
• для ИП – только 200 руб.

Бланк отчетности по среднесписочной численности в 2016 году остался без изменений, его можно скачать на нашем сайте.

Существенные детали

Ежегодная подача отчета ССЧ имеет ряд своих особенностей. Для корректного расчета ССЧ и заполнения отчетности стоит учитывать следующие важные нюансы:

1. Данную отчетность подают все компании. Для ИП это является обязательным, если присутствуют наемные работники. Данная норма вступила в действие с 2014 года.
2. Сведения по ССЧ не обязательно сдавать в электронной форме, если у компании менее 100 сотрудников. В другом случае используется только электронная отчетность. Если такая компания сдаст отчет в бумажной форме, инспекция не будет принимать ее к рассмотрению.
3. Если у компании не меняется количество работников, она все равно ежегодно представляет отчет. Сведения подаются вплоть до ликвидации организации.
4. Компания и ее обособленные подразделения подают отчет в одну и ту же инспекцию, в которой зарегистрирована головная компания. ИП сдают заполненный отчет по месту проживания.
5. Если отчетность была сдана с ошибками, лучше дополнительно подать правильные сведения. Это поможет избежать недоразумений и штрафных санкций.
6. В расчете учитываются работники, которые приняты на место сотрудника, находящегося в декретном отпуске.
7. Отчетность в бумажной форме можно подать как лично, так и через доверенное лицо, которое заверено соответствующим образом. Кроме того, можно отправить заполненный бланк ценным письмом, что значительно упрощает процесс.
8. При осуществлении промежуточных расчетов для различных категорий сотрудников ССЧ не округляется. Только итоговая цифра, которая переносится в отчет, округляется до целой части.

Первым регулярным отчетом представителей бизнеса являются сведения ССЧ. Заполненный бланк подается до 20 января, в противном случае компанию или ИП ожидают штрафные санкции. При этом отчет подают все организации и предприниматели, которые имеют наемных работников.

Расчет показателя осуществляется по формуле и имеет ряд своих особенностей. Годовой показатель определяется как сумма ССЧ за месяц, разделенная на 12 месяцев. Некоторые категории сотрудников не участвуют в расчете, что не помешает учесть представителям бизнеса.

Для корректного заполнения и подачи отчетности потребуется учесть нюансы, предусмотренные в действующем законодательстве.